- Un carnet de empleado estándar mide 85,6 × 54 mm con 0,76 mm de grosor — el mismo formato que un DNI.
- Puedes añadir foto, nombre, cargo, código QR, chip RFID o banda magnética según el nivel de seguridad que necesites.
- Los carnets con chip RFID permiten controlar accesos automáticamente; los de código QR son más económicos y válidos para identificación básica.
- El pedido mínimo habitual es de 100 unidades; por encima de 500 el coste por unidad baja de forma significativa.
- El plazo estándar es de 7 a 10 días laborables; disponemos de servicio Express 72h para urgencias.
El carnet de empleado es, a menudo, la primera tarjeta de PVC que una empresa considera fabricar. Es también la más versátil: puede ser solo un identificador visual, o convertirse en la llave de acceso a instalaciones, el fichaje de presencia y la acreditación de seguridad de toda la plantilla. En este artículo explicamos qué opciones existen, qué tecnología conviene pedir según el uso y cómo calcular el pedido para no quedarte ni corto ni con stock sobrante.
¿Qué es un carnet de empleado personalizado?
Un carnet de empleado personalizado es una tarjeta de PVC rígido impresa con los datos identificativos de cada trabajador — habitualmente nombre, apellidos, fotografía y cargo — que puede llevar tecnología adicional para usos funcionales como el control de accesos o el registro de presencia. A diferencia de una simple chapa o tarjeta de papel, resiste el uso diario, los lavados accidentales y temperaturas de entre –20 °C y +50 °C sin deformarse ni decolorarse.
Su función principal es la identificación visual ante clientes, visitas y compañeros. Pero en entornos con requisitos de seguridad o con gestión de accesos, la tarjeta se convierte además en el soporte de la tecnología que abre puertas, registra horarios o da acceso a sistemas informáticos.
En nuestra fábrica, el 78 % de los carnets de empleado que producimos llevan al menos un elemento tecnológico además de la impresión gráfica: chip RFID, banda magnética o código QR. La identificación puramente visual cada vez es menos habitual en empresas de más de 20 personas.
Qué opciones de personalización tiene un carnet de empleado
La personalización de un carnet de empleado actúa en dos niveles: el gráfico (lo que se ve) y el funcional (lo que hace la tarjeta). Aquí están las principales opciones de cada nivel:
Personalización gráfica
- Logotipo e identidad corporativa: impresión a todo color por una o dos caras.
- Foto del empleado: se puede imprimir directamente sobre la tarjeta en alta resolución (300 dpi). Para tiradas masivas con foto individual, el proceso se llama dato variable y permite fabricar cientos de tarjetas diferentes a partir de una base de datos o un Excel.
- Nombre, apellidos y cargo: también mediante dato variable, cada tarjeta sale impresa con los datos de cada persona.
- Numeración correlativa o código único: útil para llevar un control de emisión o para vincular la tarjeta a un sistema de gestión.
- Firma impresa: en sectores regulados (sanitario, seguridad privada) se puede añadir la firma del empleado bajo el nombre.
Acabados y materiales
- Laminado mate o brillante: el laminado protege la impresión del desgaste y alarga la vida útil estimada hasta 5 años en uso intensivo.
- Laminado con holograma de seguridad: dificulta la falsificación. Habitual en carnets de acceso a instalaciones sensibles.
- Tarjeta transparente: PVC transparente o semitransparente para un aspecto más moderno.
- Troquelado especial: formatos distintos al CR80 estándar (tarjeta llavero, mini-tarjeta).
Qué tecnología incorporar: RFID, QR o banda magnética
La elección de la tecnología depende de para qué va a usarse el carnet más allá de la identificación visual. La siguiente tabla resume las tres opciones más habituales con sus características de fabricación:
| Tecnología | Cómo funciona | Uso principal | Coste aprox. por tarjeta |
|---|---|---|---|
| Código QR | Imagen impresa que se lee con el móvil o lector óptico | Identificación básica, registro de visitas, eventos | Sin sobrecoste sobre la impresión estándar |
| Banda magnética | Franja magnética codificada en la parte trasera (HiCo o LoCo) | Control de accesos sencillo, tornos, parking | +0,10 – 0,20 € por unidad |
| Chip RFID / NFC | Chip embebido en la tarjeta; lectura sin contacto | Control de accesos avanzado, fichaje, seguridad | +0,30 – 0,80 € por unidad según chip |
Si todavía no tienes sistema de control de accesos pero sabes que lo vas a instalar, te recomendamos fabricar los carnets ya con chip RFID MIFARE Classic 1K desde el primer pedido. Es el estándar más compatible con los lectores de control de acceso del mercado y evita tener que renovar toda la tarjetería cuando instales el sistema. El sobrecoste es mínimo comparado con hacer un segundo pedido completo.
Para accesos vehiculares o lectura a distancia (parking de barrera, control de entrada en vehículo), la solución adecuada es el chip RFID de 125 kHz con distancia de lectura de hasta 10 cm en formato tarjeta estándar. Si necesitas lectura a mayor distancia, el formato pasa a ser llavero o tarjetón, no la tarjeta CR80 habitual.
Formato y medidas: el estándar CR80
El formato estándar para carnets de empleado es el CR80: 85,6 × 54 mm con 0,76 mm de grosor. Es exactamente el tamaño de un DNI o una tarjeta de crédito, lo que lo hace compatible con cualquier funda, portacarnets o lector de tarjetas del mercado.
Existen variantes para usos específicos:
- Tarjeta llavero (CR80 troquelada): la tarjeta estándar con un troquel perforado para colgar en el llavero del empleado. Muy habitual en talleres, almacenes y obras.
- Mini-tarjeta (CR80 reducida): mitad del tamaño estándar. Se usa cuando el empleado lleva el carnet en el cinturón o en un bolsillo pequeño.
- Doble tamaño: para carnets con más información o espacios de firma. Menos habitual en carnets de empleado, más en acreditaciones de eventos.
Todos nuestros carnets en formato CR80 son directamente compatibles con las fundas portacarnets y lanyards personalizados que fabricamos. Si quieres que el accesorio lleve el logo de tu empresa, es posible coordinarlo en el mismo pedido.
Cómo planificar el pedido: cantidades y plazos
El pedido mínimo habitual es de 100 unidades. Por debajo de esa cifra el coste unitario sube significativamente porque la puesta en marcha de la máquina (preparación de colores, ajuste de chip, configuración del dato variable) tiene un coste fijo independiente de la tirada.
¿Cuántas tarjetas pedir?
La regla práctica que recomendamos en nuestra fábrica es: número de empleados × 1,15. Ese 15 % extra cubre las bajas, altas y extravíos habituales en el primer año. Para empresas con rotación alta (logística, hostelería, retail) el coeficiente sube a 1,25.
Si tienes más de 200 empleados, considera hacer dos pedidos escalonados: uno inicial con el 70 % de la plantilla y otro a los 3 meses con las incorporaciones y reposiciones. Así evitas tener tarjetas obsoletas de empleados que ya no están en la empresa.
Plazos de fabricación
| Modalidad | Plazo | Ideal para |
|---|---|---|
| Estándar | 7–10 días laborables | Pedidos planificados, incorporaciones programadas |
| Express 72h | 3 días laborables | Incorporaciones urgentes, apertura de nuevas oficinas |
| Tarjeta en blanco + impresora propia | Inmediato | Empresas con impresora de tarjetas que necesitan emitir carnets en el momento del alta |
Si tu empresa tiene un flujo constante de incorporaciones, la opción más eficiente a partir de cierto volumen es disponer de una impresora de tarjetas PVC propia. El umbral de rentabilidad está en torno a las 500 tarjetas anuales: por encima de esa cifra, el coste por tarjeta impresa en casa (0,30–0,50 € con consumibles incluidos) es inferior al de externalizar tiradas pequeñas y urgentes.
Qué sectores usan más los carnets de empleado en PVC
Prácticamente cualquier empresa con más de 10 empleados tiene algún tipo de carnet de identificación, pero hay sectores donde el uso es especialmente intensivo y donde las especificaciones técnicas de la tarjeta son más exigentes:
- Sector sanitario: hospitales, clínicas y centros de salud requieren carnets con chip RFID para el acceso a zonas restringidas, farmacia y consultas. El laminado con holograma es habitual para dificultar la falsificación en entornos con alta sensibilidad de seguridad.
- Logística y almacenes: el carnet se usa principalmente como llave de acceso a zonas de carga, vestuarios y taquillas. El troquelado para llavero es el formato más solicitado.
- Oficinas corporativas: doble uso — identificación visual y acceso a plantas o salas de servidores. Aquí la presentación estética del carnet tiene más peso: acabado mate, laminado con relieve y datos bien maquetados.
- Sector educativo: colegios y universidades combinan el carnet de empleado con el de estudiante en un sistema unificado de control de accesos.
- Industria y construcción: las obras y plantas industriales utilizan carnets con código QR o RFID para el registro de presencia y el control de aforo por zonas de seguridad.
Si tu sector tiene requisitos específicos (normativa de seguridad privada, homologación sanitaria, certificación ISO), consúltanos antes de hacer el pedido. Fabricamos tarjetas PVC para todos los tipos de uso y podemos adaptar las especificaciones técnicas a los requisitos de tu sector.
Preguntas frecuentes sobre carnets de empleado
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Cuéntanos cuántos empleados tenéis, si necesitáis chip RFID o solo impresión, y te preparamos un presupuesto sin compromiso en menos de 24 horas.
